כיצד להתנהג לאחר קבלת עובדים חדשים אל החברה.

 

עברתם את תהליך הראיונות המייגע, עברתם את תהליך הניפוי, התווכחתם על המועמד שנראה לכם הכי טוב ומה עכשיו? ישנן חברות גדולות שכניסה אליהן מחייבות קורס אשר במהלכו העובדים הפוטנציאליים עוברים ניפוי. אך ברוב החברות הקטנות והבינוניות אין קורס וברוב המקרים אין אפילו נהלי קבלת עובדים חדשים. אז מהם הצעדים שיש לנקוט כדי להטמיע את העובדים החדשים במקום העבודה?

1. אם לא עשיתם את זה כבר בשלב הראיון ושוב בשלב חתימת החוזה, וגם אם כן כדאי לקחת את העובד החדש אל סביבת העבודה. כדאי להראות את המקום שבו העובד יישב ולהראות את כל מבנה המשרד, היכן השירותים, חדר האוכל אם יש, איפה המשרד של המנהל וכן הלאה. העניין אולי נראה מיותר אבל המקום בו העובד יישב יוריד או יעלה מהמוטיבציה שלו.

2. שיחת מנהל עובד/ת. שוב, אם הדבר לא נעשה כבר בשלב חתימת החוזה כדאי להשלים אותו. ההיכרות בין כל העובדים והמנהלים בדרגים הגבוהים ביותר יוצרת מערכת יחסים ותחושת שייכות, וצורך להוכיח את עצמם כעובדים. לאחר ההיכרות הזו - אין באמת צורך ביחסים מסוימים עם העובדים אם המנהלים אינם מעוניינים בו - אבל ללא ספק יש צורך בהיכרות.

3. הצגת העובד/ת בפני כל שאר העובדים. בהכרח אם מדובר בחברה קטנה או בינונית שבה ניתן להכיר ביניהם. ראוי שיהיה יום מסוים שבו כלל עובדי החברה יקבלו את העובד/ת החדש/ה, הכירות בין אישית והבנת התפקידים שכל אחד ואחת ממלאים הם חשובים להבנת התהליך במקום העבודה ומול מי על העובד/ת החדש/ה צריכים לעבוד ולאן לפנות. תפקיד העובד/ת יתחדד משמעותית כאשר אלו יכירו את נושאי התפקידים בחברה.

4. לימוד התפקיד. זה אולי נראה אלמנטרי עבור רבים אבל במקומות עבודה רבים מידי תהליך לימוד העבודה נעשה תוך כדי פעילות. ולעתים על ידי הבוס. אך לימוד התפקיד זהה ללימוד כל מקצוע ויש בו שני אספקטים, המעשי והתיאורטי. כדאי להתחיל בללמד את העובדים כיצד אתם אוהבים שדברים מתנהלים לפני שנותנים להם לעשות משהו. לספר ולהבהיר מה יש בכוחם לעשות ומה לא. יש להתחיל בעבודות מעשיות קטנות בהתחלה. מתן תפקידים כמעט טכניים כדי שילמדו להכיר את המערכות של החברה. לא כדאי לתת לעובדים חדשים לענות לטלפונים בכלל בשלושת הימים הראשונים שלהם. בתפקידי שירות לקוחות שבהם אין מספיק מחזיקי תפקיד לשירות הלקוחות, הלקוחות זוכרים עם מי דיברו. תפקיד של מנהלי תיקי לקוחות -  כדאי להימנע עוד יותר ממענה לטלפון בימים הראשונים. לאחר מספר ימים יש לתת לעובדים לקחת שיחות ולהשאיר הודעות לעובדים אחרים.

5. אולי אתם רוצים שהעובד/ת יקפצו מהר למים ויחזיר את העלות שלו במעשים. אבל עובדים חדשים עלולים לעשות טעויות שלא ממש ילמדו מהם. - יש מקום לתת להם לעשות טעויות אך לא מול לקוחות ולא במצבים בהם העובדים החדשים צריכים לבצע שיחות יוצאות לתיקון הטעויות.

6. בזמן לימוד העבודה כדאי לתת לחדשים לעשות עבודות בירוקרטיות. - שליחת מיילים, מילוי טפסים, בדיקת טעויות, קביעת פגישות. כך הם ילמדו את המערכת, החברה, הלקוחות ויצליחו להבין טוב יותר כיצד הבוסים אוהבים את הדברים.

7. תקבעו להם את סדר היום כבר ביום הראשון של העבודה. גם אם מדובר במשרה שעתית, משרה גמישה, יש להבהיר מתי יש לצאת להפסקה, לכמה זמן, ואפילו לצאת יחד איתם להפסקה ביום הראשון כדי להבהיר את סדר היום, ומה הם יכולים לעשות בזמן שעות העבודה שלהם. לצאת להפסקת סיגריות, לצאת ולחזור, או להישאר בתחנה שלהם ולצאת להפסקה למשך שעה וזהו. המבנה חשוב גם כשנדמה לכם שלמשרה אין מבנה ברור כל עוד העבודה נעשית.

8. הטמעת עובד/ת חדש/ה לוקחת זמן שאין לכם. אך עדיין נדרשת סבלנות. לא כדאי להרים קול ליד עובדים חדשים או לדבר לידם על עובדים אחרים ועל הטעויות שלהם. אלא ללמד אותם איך אתם בדיוק אוהבים את הדברים. אולי בהתחלה זה נראה לא כדאי להשקיע בעובד/ת חדש/ה הרבה זמן, אך לטווח הארוך זה עובד. הם יישארו יותר זמן בחברה ויזכרו את התהליך הטוב שעברו. - אם אין לכם זמן ללמד את העובד/ת את העבודה תמצאו מישהו שיכול, שיעשה זאת אפילו לא במסגרת הזמן שלו ותפצו אותו או אותה. - כדי שדברים ייעשו כמו שצריך, יש להראות לעובד/ת בדיוק איך אתם רוצים שדברים ייראו.

9. לעובד/ת עם ניסיון ייקח פחות זמן להבין מה צריך לעשות, אך לכאלו יש דעות משל עצמם וניסיון שיכול לעזור. כדאי לשבת בסוף היום עם כל עובד/ת חדש/ה ולשאול אותם כיצד עבר עליהם היום והאם יש לה או לו הערות או אפילו ביקורת, שאלות וכל דבר שיכול לעזור להם או לכם בכל התהליך ואפילו לשיפור מקום העבודה.

10. עובדים הם בני אדם. כשלא טוב להם או כשהם מרגישים לא מתוגמלים הם לא עושים את העבודה כמו שצריך. תגמול הוא לא בהכרח כלכלי, כדאי להקשיב לכלל העובדים ואפילו לאפשר להם לכתוב הצעות לשיפור כל הזמן. - תקשורת טובה עם העובדים יכולה למנוע ממכם לאבד לקוחות.